Freiwilligenmanagement

On 9. Oktober 2013 by Anna

Dieses Thema ist für Social Entrepreneurs nur dann interessant, wenn die Arbeit mit Freiwilligen ein impliziter Bestandteil der sozialen Mission ist. Freiwilligenarbeit darf auf keinen Fall bezahlte Arbeitskräfte ersetzen. Das wäre sonst schlicht ein großer ethischer Fehltritt.

Natürlich mangelt es Anfangs vor allem an Finanzmitteln für Personal. Allerdings gilt für den Sozialunternehmer ein höchstes Maß an Einhaltung von fairen Arbeitsbedingungen. Und das heißt: keine fadenscheinige Beschäftigung von „Freiwilligen“ (und auch ein äusserst begrenzter, sinnvoller (!) Einsatz von Praktikanten). Da man allerdings vor alem in der Gründungsphase ziemlich auf sich gestellt ist und Anfangs mit viel Personalmangel kämpft, habe ich hier eine Liste von alternativen Maßnahmen zusammengestellt:

  • Zeitspenden: Social Days, Firmen im Rahmen ihrer CSR-Arbeit
  • Pro-Bono: In Deutschland auch langsam auf dem Vormarsch. Einige Webentwickler, Steuerberater oder Anwälte bieten ihren Service auf Anfrage auch Pro-Bono an.
  • spezielle Konditionen: Anteile, Aussicht auf Einstellung
  • Alternative Bezahlung: Gegenleistung, Naturalien
  • Freundschaftliche Dienste im Bekanntenkreis

Zu beachten sind dabei immer die rechtlichen und steurrechtlichen Rahmenbedingungen.

Ist das bürgerliche Engagement jedoch Teil des Konzeptes, dann ist das Unternehmen ebenso verpflichtet diesem mit all seinen Facetten höchste Priorität einzuräumen. Bürgerliches Engagement ist eine wertvolle Ressource, die weder einfach zu finden, noch selbstverständlich zu motivieren ist. „Freiwilliges Engagement ist weder umsonst noch kostenlos.“, wie man in der Branche so schön sagt. Freiwilligenmanagement muss also systematischer Bestandteil der Organisationsentwicklung sein.

Zu diesem Thema gibt es zum Glück allerhand Informationsmaterial und Leitfäden, sowohl in Büchern, als auch online. Deshalb soll in dieses Kapitel auch nicht näher darauf eingehen, als die wichtigsten Faktoren zu nennen und bei paar praktische Tipps zu geben.

 

 

Der Unterschied zwischen Mitarbeiter und Freiwilligen:

In der Arbeit mit Freiwilligen gibt es nur wenig Überschneidungen mit der allgemeinen Mitarbeiterführung. Das liegt nicht nur am unterschiedlichen Arbeits- oder Verantwortungsvolumen, sondern vor allem auch an der differenzierten Motivationsstruktur. Freiwilliges Engagement ist eine Art von Freizeitbeschäftigung (auch wenn ich diesen Begriff hier nur sehr vorsichtig verwenden möchte). Freiwillig aktiv zu werden folgt demnach sehr unterschiedlichen Motivationen. In dieser Hinsicht sind alle an der Sache arbeitenden Freiwilligen eine sehr inhomogene Gruppe von Menschen, welche teilweise sehr unterschiedliche Beweggründe und Bedürfnisse haben.

    • Anerkennung
    • Karriereschritt und Erlernen neuer Fähigkeiten
    • Zugehörigkeitsgefühl und Kontakte
    • Spaß an der Tätigkeit und Ablenkung
    • ideologische Überzeugung
    • aktiv bleiben
    • Berufsausgleich
    • soziale Verantwortung und moralische Prinzipien.

Diese Motivationsfaktoren sollte man sowohl in der Rekrutierung, als auch in der Projektgestaltung und der Wertschätzung beachten. Denn während der/die eine Freiwillige fest in das Unternehmen eingebunden sein möchte, sich kritisch und proaktiv mit der Entwicklung auseinandersetzt und sich durch die Mission und das Miteinander identifizieren will, kann jemand anderes nur gelegentlich ein paar Stunden spenden wollen, wo er / sie am liebsten an der frischen Luft körperlich arbeiten würde und ansonsten eher weniger am gemeinsamen Erlebnis interessiert ist.

Diese Faktoren sind in der Zusammenarbeit tatsächlich sehr entscheidend.

 

 

Freiwillige finden:

  • Bedarf ermitteln:
    Zunächst gilt es festzulegen, für welche Aufgabe und in welchem Rahmen man die Unterstützung von Freiwilligen benötigt. Der schiere Aufruf zum Mitmachen und die spontane Aufgabenfindung für die gemeldeten Freiwilligen ist nicht besonders ratsam. Ein kurzes Konzept für ein Stellenprofil führt zu einem klareren Verständnis des Bedarfs und der Anforderungen auf beiden Seiten:

    • Wie sieht unser Bedarf aus?
    • Welche Aufgaben umfasst ein bestimmtes (Teil-)Projekt?
    • Wie ist der zeitliche Aufwand, wie lange wird das Projekt laufen?
    • Welche Qualifikationen sind notwendig um die Aufgabe zu übernehmen?

    Es gibt prinzipiell unterschiedliche Ansprüche und Leistungsbereitschaften, welche Freiwillige mitbringen. Anfänglich sollte man jedoch immer davon ausgehen, dass das Einsatzlimit jedes Freiwilligen bei 2-5 Std. pro Woche liegt. Die Aufgabenpakete sollten also darauf ausgerichtet sein. Ebenso verhält es sich mit der Bereitschaft Verantwortung, Gruppenleitungen oder komplexere Aufgaben zu übernehmen. Hier gilt es, anfangs einen leichten, unkomplizierten Einstieg zu ermöglichen und die Helfer nicht überzustrapazieren.
    Wenn es jedoch nur einen Bedarf an Freiwilligen für komplexe Aufgaben gibt, müssen dafür die Rahmenbedingungen geschaffen und das Ganze auch entsprechend kommuniziert werden.

  • Ausschreibung:
    Der ermittelte Bedarf muss nun in eine Art „Stellenbeschreibung“ übersetzt werden. Die Beschreibung der Aufgabe sollte aussagekräftig, einladend und dennoch knapp gehalten sein.
        1. Projekt kurz vorstellen
        2. Persönlich ansprechen: „Sie haben Lust…“
        3. Bedarf und Aufgabe kurz erklären
        4. benötigte Voraussetzungen/Qualifikationen darstellen
        5. Unterstützung / Gegenleistung / Benefits anbieten
  • Ansprache:
    Hier eine Aufzählung von geeigneten Medien:
        1. Print: Faltblätter, Plakate
        2. Online: Social Media, eigene Homepage
        3. Über Dritte: Es gibt Freiwilligenagenturen und Ehrenamtsbörsen, wo man sich anmelden kann. Viele Städte haben so eine Agentur/Börse, welche dabei unterstützen können, die passende Person für die spezifische Aufgabe zu finden. Ausserdem erhält man hier viele Tipps u.a. durch Workshops zum Thema Freiwilligenmanagement.
        4. Direkte Ansprache: Eigene Informationsveranstaltungen oder ein nettes Event starten, da hier bereits jene hinkommen, welche an der Sache interessiert sind. Über Mundpropaganda durch Freunde können sich auch immer wieder die richtigen Leute finden. Zu guter Letzt gibt es in manchen Städten ab und an Aktionstage oder Ehrenamtsmärkte, wo man sich mit seinem Projekt vorstellen kann.

 

 

 Freiwillige koordinieren:

  • Einarbeitung:
    Bereits noch vor dem Einsatz der Freiwilligen lauert hier die erste Frustrationshürde. Gerade junge Sozialunternehmen machen aufgrund sehr lose aufgestellter Organisationsstrukturen den Fehler, den Neuankömmlingen kein richtiges „Onboarding“ anzubieten. Doch wer sich von Anfang an orientierungslos und wenig unterstützt fühlt, kann nur schwer Beziehungen zum Projekt aufbauen. Deshalb gibt es hier ein paar Tipps, eine passende Infrastruktur zu schaffen:
    • Einen konkreten Ansprechpartner zur Verfügung stellen
    • Persönliche Führung geben, um die Einsatzorte, Mittel, Kollegen, Betriebswege etc. vorzustellen.
    • Die Neuankömmlinge genau mit ihrem Arbeitsbereich und ihrer Verantwortungen vertraut machen.
    • Eine interne Betriebsbroschüre erstellen; mit Leitbild, Ziel, Organisationsaufbau, Arbeitsweisen etc.
    • Arbeitsschutzrichtlinien, Notfallpläne, Versicherungen sind wichtige Bestandteile in jedem Unternehmen. Darüber sollte auch mündlich und/oder schriftlich aufgeklärt werden.
    • Es macht Sinn ein Intranet, eine Sharing-Plattform und/oder ein Projektmanagementsystem einzurichten, wo alle Dokumente abgelegt und die Zusammenarbeit erleichtert werden können. Weitere Tools zur Projektarbeit, Abstimmung etc. findet ihr hier.

 

  • Briefing in der Projektarbeit:
    Vorallem in der Projektarbeit ist es wichtig, dass alle Beteiligten ausreichend in die Sache eingeweiht, bzw. gebrieft sind. Nur so fördert man eine möglichst selbstständige Arbeitsweise und ermöglicht mehr Mitgestaltung. Ein Meeting vor Projektbeginn und mindestens eines für den Zwischenreport und natürlich eines für die Nachbesprechung sind fast obligatorisch. Aus der Theorie der Mitarbeiterführung hat sich desweiteren die S.M.A.R.T-Methode sehr bewährt. Hierbei gilt es, das Ziel des Projektes genau zu definieren:
    • Spezifisch: Die Erfolgsparameter des Projektes genau definiert festlegen, anstatt diffus. Angaben wie „Aussenkommunikation verbessern“ sind nicht ausreichend.
    • Messbar: Das Projektziel sollte quantifiziertbar oder zumindest nachvollziehbar sein. z.B. „Pro Halbjahr sollen durch das Projekt 7 geförderte Schüler einen Schulabschluss erhalten“
    • Akzeptiert: Die Freiwilligen müssen den vorgegebenen Zielen zustimmen oder sie ablehnen können. Nur wer sich mit einer Sache identifiziert, ist in der Lage, etwas zu bewegen. Das Projekt gehört also auf jeden Fall besprochen, wobei man für Änderungs- und Verbesserungsvorschläge aller Beteiligten offen bleiben muss.
    • Realistisch: Das Projekt muss in Absprache möglichst realistisch gestaltet sein. Sind die Vorgaben zu hoch, oder die Ziele zu utopisch, sind alle Beteiligten schnell demotiviert.
    • Terminiert: Der Projektrahmen muss natürlich auch zeitlich begrenzt sein. Hier unterschiedliche Meilensteine zu vereinbaren hilft eine umfangreichere Unternehmung in kleinere Erfolge aufzuteilen.
  • Wertschätzung:
    Ein persönliches Dankeschön ist das Mindeste, was ein Freiwilliger erwarten kann. Will man jedoch langfristig seine Helfer motivieren oder sogar ihr Engagement ausbauen, kann neben einem kleinen Belohnungssystem auch durch andere Faktoren die Unternehmenskultur verbessert werden. Wertschätzung ist keine punktuelle, sondern eine kontinuierliche Angelegenheit. Hier ein paar weitere Möglichkeiten:
    • Empowering durch transparenten Informationsfluss und Mitentscheidungen. Freiwillige sollten ihre Ideen Talente und Erfahrungen einbringen und so das Projekt mitgestalten können.
    • öffentliche Anerkennung, z.B durch Berichte im Blog, kurzer Dank mit Bild in Social Media
    • Ausschau halten nach Netzwerktreffen, Weiterbildungen oder Branchenevents, die man seinen Freiwilligen anbietet
    • Gemeinsames Feiern und Anstoßen. Dies muss sowohl geplant als auch spontan stattfinden können. Solche Events können auch im angemessenen Rahmen steuerlich abgesetz werden.
    • Gegenleistungen anbieten. z.B. kostenloser oder vergünstigter Zugang zu eigenen Produkten. Hier die steuerrechtliche Seite beachten.
    • Bonussystem einführen; Nach Erreichen von Projektzielen oder ab einem bestimmten Volumen von Einsatzstunden.
    • Aufwandsentschädigung (z.B. Fahrtkostenerstattung) und Ehrenamtspauschale (nur möglich für gemeinnützige Unternehmen). Hier bitte dringend näher informieren, da dies auch steuerrechtlich relevant ist.

 

  • Qualitätssicherung:
    Im ehrenamtlichen Engagement zählt meist eher der Einsatz als die Leistung. Allerdings ist ein Sozialunternehmen durchaus Output-orientiert und will eine Mindestqualität garantieren können. Die Leistung muss jedoch zuerst vom Unternehmen kommen, welches sich dazu verpflichtet, den Freiwilligen ihre Arbeit so weit wie möglich zu erleichtern. Um hier den Service zu erhalten und zu verbessern, gibt es ein paar einfache Mögli
    chkeiten:

    • Rahmenbedingungen, wie unter „Einarbeitung“ und „Briefing“ bereits beschrieben, schaffen: Onboarding, Ansprechpartner, Besprechungen…etc.
    • Die Qualitäts- und Leistungsansprüche müssen offen kommuniziert und am besten vereinbart werden
    • durch regelmäßiges Feedback, Befragung der Freiwilligen (aber auch anderer Stakeholder)
    • Den Freiwilligen die Möglichkeit geben offen Kritik zu üben / sich zu beschweren
    • Leitfäden, Handbücher, Mission Statement, Rechtl. Grundlagen, Handlungsempfehlungen, Leitbilder….Ein Unternehmen kann sich mit viel Informationsmaterial und Tutorials für seine Freiwilligen ausstatten.
    • Praktisches Training (Einzel oder Gruppen) Workshops und Coaching anbieten

 

  • Konfliktmanagement
    Dass die Arbeit mit Freiwilligen nicht immer reibungslos verläuft, davon kann man ausgehen. Ein bekannter Krisenherd ist dabei immer wieder die Zu
    sammenarbeit von Hauptamtlichen bzw. Festangestellten und Freiwilligen. Hier gibt es oftmals Ansichtsdifferenzen, Konkurrenz um Kompetenz und Anerkennung, Diskrepanzen zwischen Erwartung und Leistung. Auch zu diesem Thema kann man eine Reihe von Handlungsempfe
    hlungen finden. Letztendlich können Lösungen jedoch nur mit der notwendigen Sensibilität und auf sehr individueller Ebene gefunden werden. Um Konflikten präventiv entgegen zu wirken, hier ein paar Tipps:

    • Gleichgesinnte arbeiten besser in einer Gruppe zusammen, als Menschen mit sehr unterschiedlichen Ansichten.
    • Den Einzelnen integrieren, die Gruppe stärken durch gemeinsame Erlebnisse.
    • unmittelbare Konkurrenzsituationen vermeiden
    • Rollen klar definieren
    • Konflikt frühzeitig erkennen und in Einzelgesprächen direkt ansprechen
    • Ansprechpartner und Mediatoren anbieten

 

Nützliche Links:

Bildquelle: Film, Akira Kurosawa, Seven Samurai, 1954

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