Online Tools für Social Entrepreneure

On 10. Juli 2013 by Anna

 

Jedes Sozialunternehmen und jede Organisation benötigen auch eine ganze Reihe von Computerprogrammen und Online-Tools, um ihre Arbeit effizient koordinieren zu können. Hierzu gehören E-Mail-Accounts mit Verteilern, Projekt-Management-Tools, wie To-Do-Listen, die ständige Pflege von Kontaktlisten, Datenarchivierung und andere Systeme der Büroorganisation. Das ganze stellt ein recht umfassendes Arbeitsfeld dar und kann schnell zum Dauerproblem werden, wenn die Strukturen und Zugriffsrechte nicht eindeutig geklärt worden sind. Spätere Re-Organisationen sind dabei sehr arbeitsaufwändig und mühsam.

Je größer die Organisation ist, desto prekärer kann die Lage erfahrungsgemäß werden, da ständige Umstrukturierung schnell zur allgemeinen Demotivation führen kann. Das angewendete Kommunikations- und Organisationsmodell sollte also von vornherein langfristig angelegt werden. Deshalb rate ich ein Brainstorming an, bei dem gemeinsam dieser wichtige Bereich besprochen und vereinbart werden kann. Hier sollte auch am besten ein Verantwortlicher gefunden werden, der die zukünftige Administration des Systems und der Accounts übernimmt.

Ein richtig erstelltes Organisationskonzept steigert die Produktivität, fördert die Transparenz innerhalb des Unternehmens und vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Helfer. Vorallem aber spart es Zeit und Nerven, denn beide sind bei Social-Start-Ups rare Ressourcen.

Also, was braucht ein junges Sozialunternehmen an computergestützten Werkzeugen?

  • E-mail-Accounts, welche am besten nicht die persönlichen Namen enthalten, sondern Funktionen, da spätere Belegschaftswechsel weniger Administrationsaufwand bedeuten (anstatt Felix.Maier@ also Projektmanagement@). Ausserdem sollte bei der Wahl des E-Mail-Providers darauf geachtet werden, dass genug Datenspace zur Verfügung steht, da die virtuellen Postfächer schnell voll werden können.
  • Kalender die jeder einsehen kann und wo Termine unterschiedlichen Personen zugewiesen werden können. Geschickterweise können die Kalender auch mit den E-Mail-Konten verbunden werden. (Google bietet hier leider eine gute Lösung)
  • Ein Daten-System, wo Dokumente der verschiedensten Formen abgelegt und abgerufen werden können. Hier sind unterschiedliche Zugriffsrechte wichtig (z.B. „nur einsehen“, „einsehen und schreiben“, „kein Zugriff“). Auch, wie diese Daten vor Verlust abgesichert werden können, sollte beachtet werden. Mittlerweile bedienen sich viele Unternehmen hierbei der Cloud-Lösung, wie sie z.B. Dropbox oder Google-Drive anbieten. Andere sogenannte Intranets sind teilweise recht kostspielig.
  • Ein Projektmanagement-Tool: Damit kurzfristige und langfristige Aufgaben-Pakete vergeben werden können, mit allen benötigten Informationen und Deadlines. Je interaktiver diese Tools sind, desto besser ist das für die Projektkoordination.
  • Ein allgemeines Kommunikationsportal für die Community, ähnlich einer Social-Network-Seite. Hier habe alle User ein Profil, es können aktuelle Bekanntmachungen, Aufrufe und Neuigkeiten veröffentlicht werden und fördert die Kommunikation und kleinteilige Verabredung zwischen den Benutzern vor allem in größeren Organisationen. Pinnwände, Blackboards und Online-Chat oder ein Forum sind sehr förderlich für die Unternehmenskultur und den lockeren Austausch aller Mitglieder.
  • Ein Programm zur Online-Abstimmung. Um gemeinsame Termine zu finden oder auch demokratisch über eine Sache abzustimmen.
  • Auch sehr hilfreich ist ein internes Wikipedia. Denn hier können unterschiedliche Leitfäden, Manuals für bestimmte Prozesse im Unternehmen, Grundsätze, Unternehmensdaten, Organigramme etc. abgelegt und abgerufen werden. Dies ist vor allem hilfreich, um neuen Helfer und Mitarbeiter einen schnellen, unkomplizierten Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen.
  • Nicht zusätzlich erwähnt zu werden braucht, dass die Kontakt-Liste in Excel von Beginn an so angelegt werden sollte, dass sie auch später noch sinnvoll fortgeführt und erweitert werden kann. Wie immer zählt diese und ähnliche Datenbanken zu den wertvollsten Inventaren eines Start-Ups und sollte entsprechend behandelt werden (z.B. mit regelmäßigen Back-Ups)

Je nach Art und Organisationsstruktur der Organisation / des Unternehmens sind weitere oder andere und vielleicht auch nicht ganz so viele Programme notwendig. Unten aufgelistet ist eine kleine ungeordnete Auswahl an recht gängigen und meist kostenlosen Online-Programmen. Es gibt natürlich noch eine ganze Reihe weiterer Alternativen und natürlich auch viele kostspielige Programme und es lohnt sich definitiv mal bei anderen Organisationen anzufragen, wie die sich organisieren.

 

Mixxt
Ist ein Community-Programm, ausgestattet mit ein paar guten Funktionen wie Blog, internes Wiki, Forum etc. Auch unterschiedliche Daten, wie Dokumente oder Bilder können zur Verfügung gestellt werden. Die eingeladenen Nutzer können ein Profil einrichten und unterschiedlichen Gruppen beitreten. Die kostenlose Edition ist etwas beschränkter, jedoch sind Upgrades recht kostengünstig.

Podio
Ähnlich wie Mixxt und Basecamp (siehe unten), jedoch besser ausgefeilt, ist Podio. Hier kann man mit unterschiedlichen Apps die Plattform genau nach den individuellen Bedürfnissen zurechtschneidern. Es gibt Dokumentenablage, Kalender, Chatfunktion, Projektfunktionen etc. Auf einer Timeline, ähnlich wie bei Facebook sieht man, was zuletzt passiert ist. Termine und Aufgaben können verteilt und angenommen oder abgelehnt werden. Super Sache, ein echter Tip!

Zyncro
Zyncro ist ebenfalls eine Community-Plattform, die ähnlich wie mixxt funktioniert, zudem aber externe Dienste wie diverse Clouds (Dropbox) und Google Apps integriert hat, welche die Arbeit vereinfachen. Auch hier gibt es eine kostenfreie Version.

Google drive
Google Drive ist tatsächlich fast eine All-In-One-Lösung und arbeitet sehr integriert. E-Mail-Verwaltung, Kalender, interner Chat, Dokumentenverwaltung mit unterschiedlichen Zugriffsrechten (und der attraktiven Möglichkeit, diese Dokumente auch online zu bearbeiten, anstatt sie zuerst runterladen zu müssen) und zudem eine große Auswahl an Apps wie z.B. fürs Projektmanagement machen Google Drive bereits die erste Wahl für Internet-Start-Ups. Leider gibt es hier kaum einen nennenswerten Konkurenten.

Dropbox
Die Dropbox ist fast schon ein Klassiker unter den Cloud-Diensten mit momentan 2 GB Speicherplatz (die man persönlich aufstocken kann, indem man Benutzer einläd). Hier kann man Daten zur gemeinsamen Einsicht und Bearbeitung sehr bequem vom Desktop aus ablegen. Online kann man auch alte oder ausversehen gelöschte Versionen wieder rekonstruieren. Die Freigaben von Ordnern sind absolut, also nicht durch unterschiedliche Zugriffsrechte abgestuft.

Teambox
Ist ein kleines Projekt-Management-Programm bzw ein größeres Coworking-Programm (definitorisch sind die Dinge heutzutage nicht mehr so klar abzugrenzen). Auch hier kann man Dokumente teilen, Tasks vergeben und verabreden (sogar mit Videochat), und alles online besprechen. Zudem ist es stark integrierbar mit den größeren Cloud-Diensten und Google.

Sync.in
Ist ein kostenfreies online Document-Conferencing-Tool, mit welchem man an Dokumenten simultan und in Echtzeit arbeiten kann. Es eignet sich also perfekt als Hilfe zum Brainstorming bei Online-Konferenzen.

Mediawiki
Mediawiki ist die Software, welche von Wikipedia als OpenSource-Programm zur Verfügung gestellt wurde, um ein eigenes „internes“ Wiki aufzubauen. Einmal installiert funktioniert es, wie Wikipedia auch. Man muss allerdings ein wenig Ahnung von Programmierung haben, um es auf die eigene Seite zu implementieren. Das Programm ist vor allem für fachlich komplexe Organisationen oder größere internationale Bewegungen sinnvoll, wo es darum geht, große Mengen an spezifischem Wissen zu generien und zu teilen.

Doodle
Eine altbekannte, sehr einfache Anwendung für das demokratische Zusammenspiel. Man eröffnet einfach eine neue Umfrage (z.B. Terminfindung, Entscheidungsfindung) und schickt den entsprechenden Link an alle Teilnehmer, die mit ihrem Namen oder Alias partizipieren und auch Kommentare hinterlassen können.

Prezi
Prezi will ich hier noch gerne als alternative zu PowerPoint aufführen. Es ist kostenlos und die damit erstellten Präsentationen wirken einfach cooler und dynamischer als das gute alte PowerPoint.

Basecamp
Es ist wohl eines der bekanntesten Project-Management-Tools und wird in der Start-Up-Szene häufig genutzt, um Projekte zu planen und durchzuführen. Leider ist es nicht kostenlos und nur auf Englisch (ohne Gewähr). Dafür ist es sehr ausgereift und optimal an alle Notwendigkeiten der Projektplanung angepasst. Projekte sind mit den entsprechenden To-Do-Lists, Meilensteinen Dokumenten und Personen verbunden und ermöglichen so ein sehr flüssiges und übersichtliches Zusammenarbeiten.

Highrise
Dieses Programm ist nur sinnvoll, wenn man einen sehr großen Kundenstamm bestitzt und entsprechend viele Account-Manager beschäftigt. Mit diesem, ebenfalls sehr populären Programm, können E-Mails bestimmten Projekten zugeordnet und somit der Service für Kunden optimiert werden. Auch Highrise ist nicht kostenfrei aber es gibt eine zeitlich begrenzte Demoversion.

Mailchimp
ist ein kostenfreies Programm, mit welchem man Newsletter mit fertigen oder eigenen Vorlagen einfach erstellen und über den eingepflegten Verteiler verbreiten kann. Mit dem Programm können auch die entsprechenden E-Mail-Adressen gepflegt werden, Anmelde-Widgets für die eigene Homepage erstellt und die Erfolgsquote der Versendung kontrolliert werden. Das Programm ermöglicht es nicht nur, Listen mit E-Mail Adressen zu verfassen, sondern hilft auch beim Erstellen eines Formblattes für Ihre Newsletter-Abonnenten.

Open Atrium
Unbedingt unter den Projekt-Management und Community-Programmen genannt werden muss Open Atrium, eine Open-Source-Software, die kostenlos runterladbar ist und den eigenen Bedürfnissen sehr individuell angepasst werden kann. Allerdings sollte hier ein Drupal-Entwickler das System einrichten, um es optimal zu nutzen. Allerdings ist es dann ein sehr umfassendes und benutzerfreundliches Programm, welches viele nützliche Features bietet.

WordPress
Wer keinen Web-Entwickler an der Hand hat, aber einen schnellen Online-Auftritt benötigt, ist mit WordPress, einem Open-Source Content-Management-System, wohl am besten beraten. Durch zur Verfügung stehende Templates aber auch zahlreich installierbare Plug-Ins bietet WordPress sowohl einen schnellen Erfolg für Einsteiger als auch Anpassung an komplexere Bedürfnisse für bestimmte Homepages an.

Note: Alle Programme haben zahlreiche Alternativen, die man im Internet recht einfach finden kann. Die Liste ließe sich also endlos erweitern.

 

Bildquelle: www.cs.indiana.edu

One Response to “Online Tools für Social Entrepreneure”

  • Ich finde schon, dass es neben einer projektmanagement@… E-Mail Adresse auch eine felix.meyer@… Adresse geben sollte, da die persönliche Kommunikation dadurch gefördert wird.

    Ich maile lieber mit Personen, denn mit Abteilungen.

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